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Archive for September, 2009

Day 01: 一切源于“草根”

September 30th, 2009 5
一切来源于“草根”

一切源于“草根”

当一开始你只是抱着试试看的态度在团队中介绍和使用企业Wiki时,尽量不要强制性地实施,因为来自多数团队成员(我们经常自嘲为草根一族)的支持是将Wiki带向真正成功并保持其长久生命力唯一方法,强制性的措施最多只会得到表面的繁荣,而且更会加重团队的工作负担,带来本不应有抱怨——而事实上相信你使用企业Wiki初衷恰恰是为了提高团队工作效率,减轻工作量。

经济学中的羊群效应带给我们一些的正面启示:

“羊群效应”常用来描述经济个体的从众跟风心理。羊群是一种很散乱的组织,平时在一起也是盲目地左冲右撞,但一旦有一只头羊动起来,其他的羊也会不假思索地一哄而上,全然不顾前面可能有狼或者不远处有更好的草。因此,“羊群效应”就是比喻人都有一种从众心理,从众心理很容易导致盲从,而盲从往往会陷入骗局或遭到失败。

我们应当适当地利用普遍存在的“羊群效应”——在实施企业Wiki的开始,你就可以从团队里挑选出一个富有服务精神的成员(那头敢为“羊”先的头羊),并逐步把他培养成你的Wiki教练:一个Wiki教练不仅深谙团队为什么使用企业Wiki、如何使用企业Wiki,更重要的是他愿意通过自己的行动旗帜鲜明地号召大家,潜移默化地影响大家。当其他同事看到企业Wiki带来的高效便捷时,他们必然会加入到这个协作共享的队伍;而当有人看到很多人都已经在用Wiki时,即使还不清楚为什么,他也会不由自主地受控于“羊群效应”而加入进来——最终,只不过是领教企业Wiki的时间早晚不同罢了。 Read more…

Day 08: Wiki上的会议议程

September 29th, 2009 0

厌倦了频繁往复地用Email发送或更新会议议程?何不把它更新在一个Wiki页面上而把链接共享给你的团队?Wiki相对于E-mail的其中一个重要优势就在于它将众人的目光凝聚“拉(pull)”到一处,而从本质上改变信息更新和共享的方式和效率。在每次更新过内容之后,你只需再次把链接通过Email发送出去(更方便的是一些企业Wiki已经具有自动邮件通知的功能),把人们的注意力“拉(pull)”到你的更新上来。这样带来的好处是:

  • 在会议开始前同事即可充分了解会议内容
  • 在会议结束后方便跟踪任务状态
  • 自动归档历史会议记录,方便日后查询或引用

企业内部沟通方式从“push”方式(如Email等)向“pull”方式(如企业Wiki等)的适当倾斜,可以使得你的项目管理或者会议管理更加高效、方便而且透明。

Day 02: Wiki vs Email

September 28th, 2009 0
Wiki vs Email

Wiki vs Email

企业Wiki和Email之间最大的区别是他们的工作机制:Email用来“Push”信息,而Wiki却恰恰相反,它通过“Pull”信息而实现自我进化。

我们已经习惯于通过Email把信息发送给地址簿里的任何一个人,而且这样似乎看起来非常简单有效,然而事实上,每个新邮件的到来从某种意义上来说对收信人都是一种“干扰”,而且因为每个收信人都收到了一个copy,他们实际上都被孤立了,因为他们不知道别人在收到邮件后的反应——如果邮件的初衷是为了讨论某个问题,这种形式的效率将非常低下。

Wiki的出现,将众人的目光拉拢到同一个可更新、讨论的页面上,因为每个人都可以阅读、评论和更新,这就意味着每个人都可以在第一时间内与别人交流意见,从而逐渐在同事中营造出一个活跃而且内容丰富的互动社区。

换句话说,Email更适合用来通知,而Wiki则更适合用来讨论。我们需要做的则是让他们物尽其用,既通过Wiki:

  1. 讨论问题;(越是旷日持久,越能见到Wiki带来的不同)
  2. 更新文档;(越是层次丰富、参与者众的文档,越是需要企业Wiki的协作优势和版本控制)
  3. 保存不时之需;(不积跬步,无以至千里)

而通过Email仅仅是通知重要信息。

通过结合Email使用Wiki,我们可以尽量减少“无用”邮件对人们日常工作的干扰,同时又可以在企业内部“培育”出一个集中、高效且灵活的信息共享和发布平台。何乐而不为之 😉

Day 07: 高效会议

September 27th, 2009 0
高效会议

高效会议

如何举行高效的会议已经是老生常谈,你可以参考一下唐骏如何组织高效会议,其实根本没有什么大不了的,也完全没必要拘泥于某种所谓“高效会议”的形式,如果说有,那就在开会前问问自己,这个会要解决什么问题?如果没有问题需要解决,大家现在和将来都会安居乐业,又为什么要开会浪费时间呢?除非只是想交流一下同事感情,活跃一下项目气氛?

好了,言归正传。使用Wiki能使你的团队的会议更短更有效率。为什么?

  1. 会议议程。借助Wiki的在线更新功能你可以事先把会议议程共享给同事,从而使得任何与会同事都可以在会议开始之前就得以了解会议议程并做相应准备(报告抑或问题等,当然也包括打瞌睡),因此在会议中,问题的提出会更有针对性;
  2. 与会同事甚至可以在会议开始前就在Wiki上提出自己的问题和意见,作为会议的主持人你可以更容易地把握会议节奏(什么问题需要详细讨论,什么问题可以暂时靠边站)。你的会议因而更加高效;
  3. 会议备忘录会议结束后最重要的是会议备忘录——我们把它更新在Wiki上,并保持跟踪每一项任务直至任务结束。这样,你便可以非常轻松、高效地开好任何一次会议。

你觉得怎么样? 😎

Day 06: Wiki不是银弹

September 25th, 2009 0

Wiki不是银弹,它并不万能。试图用企业Wiki迅速替换掉现有的Office工具并不现实,更切实可行的做法是,Wiki应被用作提高项目运行效率的润滑油——它共存于我们日常应用的各种工具之间(如Microsoft Office等办公软件, Outlook等邮件系统),通过取长补短,我们的团队可以基于Wiki平台共享项目知识、工作实践甚至开展计划、跟踪任务(可以参考用JIRA, CVS, XPlanner, 和Wiki来进行项目管理),从而逐渐使得项目团队这台发动机的各个主、配件之间相互配合得更为流畅,在最大程度上发挥系统性能和团队生产力。

在知识管理中,一个成功的Wiki平台就是项目团队中一块吸引知识碎片的磁铁,它的磁场就是团队协作,项目或者部门的维基教练或者知识经理(Knowledge Manager)则是保证这个磁场历久不衰的关键。

Wiki不是银弹,它只是一种高效工作的手段。

Day 05: 行动前的头脑风暴!

September 25th, 2009 0

行动前的头脑风暴!

在开始实施企业Wiki之前,包括在试点Wiki之前,大家需要聚在一起头脑风暴:Why and How? 也就是为什么以及如何建立Wiki。

在解决“为什么”的问题时,首当其冲的就是分析、研究当前团队或者项目的Pain Points,然后维基教练需要从一一列出的pain points中出发去寻找是否有基于Wiki的解决方案,比如:

  • 团队需要把小而零碎的知识收集到一个集中的地方以方便大家查询;
  • 项目经理需要为新加入的员工创建项目的beginners’ guide, 以使得他们尽快上手工作;
  • 维护或者支持性的项目亟需一个强大的知识库以提高团队响应时间和工作效率;

如果大家最后没有找到Pain Points,就最好不要强求——既然团队工作已经很有效率和默契,为何还要画蛇添足呢? 只有当新的工具真正为团队带来实惠,才能谈的上真正的成功,才算“有意义”。 😎

Day 04: 试点你的企业Wiki

September 23rd, 2009 0
试点你的Wiki

试点你的Wiki

1978年11月24日晚上,安徽省凤阳县凤梨公社小岗村西头严立华家低矮残破的茅屋里挤满了18位农民。关系全村命运的一次秘密会议此刻正在这里召开。这次会议的直接成果是诞生了一份不到百字的包干保证书。其中最主要的内容有三条:一是分田到户;二是不再伸手向国家要钱要粮;三是如果干部坐牢,社员保证把他们的小孩养活到18岁

……

1980年5月31日,邓小平在一次重要谈话中公开肯定了小岗村“大包干”的做法。当时国务院主管农业的副总理万里和改革开放的总设计师邓小平对这一举动表示的支持传达了一个明确的信息:农村改革势在必行。

与小岗村自发的家庭联产承包责任制试点稍有不同,在公司里推广企业Wiki的时候,我们最好有意识地先进行试点(Pilot)——实际上,在企业里对于任何大型新项目的实施,试点项目至关重要!它可以使得维基教练(Wiki Champions)能够在一个可控的环境里从某种意义上“”实施Wiki,由于各企业性质、情况不同,维基教练可以迅速从试点项目中总结经验和教训,并总结出针对所在企业的最佳的实践。试点项目的成败将直接关系到整个Wiki实施的效果——当然,我们建议如果试点失败,那就一定要总结问题、教训为第二轮的试点做最好的准备。(事实上软件实施的失败往往不是因为软件本身的缺陷)

同时,成功的试点项目可以为你的公司打造第一个Wiki支持团队(support team),这个团队将成为引导你的企业在Wiki上进行协作的核心团队,作为“元老”,他们的热情也往往非常高涨

维基道PR升1!

September 19th, 2009 0
传说中的PR1?

传说中的PR1?

谢谢大家捧场!什么是PR?Check here. 😎

Wiki的神话与现实

September 15th, 2009 0
Wiki的梦想和现实

Wiki的梦想和现实

诞生于10前的Wiki正受到越来越多的欢迎,而许多公司正怀着一种“不切实际的期望”启动他们的 Wiki 项目。然而近期的一些报告,如,CMS Watch企业社会软件报告,以及企业中的Wiki,都多少揭示了Wiki 项目之痛。

Wiki 的神话

  1. Wiki 能自动推动员工对信息的贡献
  2. 员工凭直觉就能使用Wiki
  3. Wiki 会轻易让企业信息管理变得更容易

然而实事上,Wiki虽然的确拥有非凡的价值,但正如对待所有其他信息技术一样,你需要抱着批判的眼光来看待和应用它。

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用JIRA, CVS, XPlanner, 和Wiki来进行项目管理

September 14th, 2009 0

JIRA

一个非常出色的Issue跟踪系统,这里的Issue不单单是指BUG, 很多时候也可以是Task, Improvement, New Features, 甚至是一个Question。

在多年前, 我曾经尝试使用过那个经典的的Bugzilla,但是一个项目作下来,大家都反映那个东西的界面实在是太粗糙,简直无法忍受而且报表功能也是在太弱。最后 大家就讨论自己作一个BUG的跟踪系统,就在大家已经完成了设计文档准备编码的时候, 我们发现JIRA原来就是我们要找的东西,而且比我们要的更多。它内置一个可以配置的工作流引擎(osworkflow),一个快捷的全文检索功能(基予 Apache Lucene).和一个可以配置的Dashboard(portlet),以及一个和CVS连接的引擎,通过这个连接,在一个Issue中直接可以看到修改的文件名称,如果配置了viewcvs的话,还直接直接定位到行,根据一个问题可以跟踪到代码的行,这正式我们梦寐一求的功能。 也正是这种特性,才使我们能够把一个个Issue当作发布和版本管理的一个单元。

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