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Wiki的神话与现实

September 15th, 2009
Wiki的梦想和现实

Wiki的梦想和现实

诞生于10前的Wiki正受到越来越多的欢迎,而许多公司正怀着一种“不切实际的期望”启动他们的 Wiki 项目。然而近期的一些报告,如,CMS Watch企业社会软件报告,以及企业中的Wiki,都多少揭示了Wiki 项目之痛。

Wiki 的神话

  1. Wiki 能自动推动员工对信息的贡献
  2. 员工凭直觉就能使用Wiki
  3. Wiki 会轻易让企业信息管理变得更容易

然而实事上,Wiki虽然的确拥有非凡的价值,但正如对待所有其他信息技术一样,你需要抱着批判的眼光来看待和应用它。

神话 #1: Wiki 将自动推动员工对信息的贡献

关于Wiki一个古老的神话就是,Wiki技术会自动推动员工对信息的贡献。很多企业认为,Wiki会推动员工贡献内容和意见的积极性。看看Wikipedia,那些志愿者撰写了700万篇文章,他们认为当内容提供者可以自己决定什么可以写,什么不可以写的时候,他们就有了动力。

然而实际到企业应用中,一个不可忽视而且极其典型的障碍是企业文化。信息的自由发布对一些组织化的企业来讲并不很受欢迎,另外还会引发对内容质量的担忧,就是说,他们会担心Wiki中的一些重要内容可能是错误的(实事确是如此),因为组织化的管理认为,那些一经发布的信息都应该是完美的(权威而且格式完整),而Wiki 却是一边做一边说!如果管理方不愿意接受这种企业工作文化,同时员工又害怕把自己尚未完成的工作进程公布给别人时,Wiki 成功的几率就很渺茫了。

Wikidao插话:然而我们应当看到企业文化应当朝着“更Wiki”,或者说更透明的方向进步,恰如松下幸之助所说“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通”。企业管理者应该营造的是一个国度,即使管理风格迥异,但殊途同归——即企业的可持续发展,员工因此才会拥有归属感,而不是去营造等级森严的军营。

另外一个重要的障碍是Wiki的定位。很多公司的Wiki 项目总是稍纵即逝,最终只剩下空荡荡的页面,这种情形往往来自那些没有明确目标的Wiki项目,这些项目并不知道其服务的对象与原因,或者因为什么都想做而变得无所适从。像其他所有信息系统一样,Wiki必须能够对员工的日常工作带来帮助,而不是定位于来者不拒的信息归档系统。多数成功的Wiki项目都有明确的目标,他们不是为Wiki 而Wiki,而是为了提高工作效率。

在解决上述两个基本前提之上,你还要通过各种方式鼓励内容的贡献。因此,不要直接就向你的同事推出一个还空空如也的Wiki,里面要事先放一些基本内容,如样例内容初始的信息结构。还要将Wiki 同其它企业工具集成(而不是气势汹汹地去替换它们)。比如,在公司的Intranet 上对你的Wiki站点提供链接,让越来越多的人知道它的存在。永远记住,没有相应的推动,Wiki 不会自己成长。

另外,至今高度成功的 Wiki 项目经常是那些熟知IT的人推动的,他们对这种技术有一定的了解与经验,或者他们曾在 Wikipedia写过文章。因此,在向非技术人员介绍使用Wiki 时,你可能要面临更大的挑战,因为现在很多Wiki系统的易用性还仍旧是个比较大的问题。

神话 #2: 员工都知道如何使用 Wiki

很多公司指望他们的员工立即投入到Wiki 使用中,Wiki的概念非常简单是否意味着它同样易于使用?

然而,事实上,Wiki 要求以一种新的方式对待内容与结构。那些熟悉Wiki 的人往往并不知道普通人对 Wiki 的不解。比如,在 Wiki 中,最先需要你注意的往往是链接,然后才是内容,因为在创建新内容之前,你需要首先考虑你的新内容需要从哪些已有的页面链接过来——这看上去是个小细节,然而对编辑者来说这是一种新的视角,需要实践和对整个Wiki系统结构的基本了解。Wiki 的力量在于其自下而上的,基于链接的天性,然而要实现其全部价值,你必须从一开始就坚持并坚信这种思路——你需要通过多种方式(Training, Quiz, 等等)提供一些指引让你的用户照顾好链接以消除内容的冗余。

另外,很多 Wiki 系统的界面还不是那么用户友好。很多Wiki 还使用专用的标记语言(如 *text* 代表黑体, _text_ 代表斜体),而不是在其它在线出版系统(如CMS 网站内容管理系统)中已经非常普遍的富内容编辑器(Rich Text Editing,如TinyMCE)。同时,不同的Wiki 系统可能使用不同的置标语言,这些语言更适合小众的技术人群而非企业用户。因此,技术培训是必需的。

Wikidao插话:随着Wiki技术的不断发展,这一点带来的影响越来越小,很多企业Wiki已经具有完善的所见即所得(WYSIWYG)编辑器,例如TWiki,Foswiki等等。

然而,即使是那些熟练的 Wiki 作者,在你的企业环境中也需要不断的培训,他们或许知道基本的Wiki使用方法,但对一些有用的功能却知之甚少,如RSS,版本回溯功能,或者离线工作模式等等。

神话 #3: Wiki 会让你随时找到需要的信息

很多 Wiki 的推广者认为,Wiki 的灵活性可以保证那些最新的,最需要的信息总能被轻易发现,因为员工总是随时在更新最常用的内容或结构。

然而事实上,这些企业很快会发现,对Wiki 的重度依赖将导致内容的增长失去控制。当整个结构陷入混乱,在堆积如山的内容中查找信息如同大海捞针一样。如果每一个新页面都需要一个不一样的名字,你如何查找有意义的名字?当发布一个新页面比查找一个旧页面更快、更简单的时候,你如何避免信息的爆炸?

这还不算,在多数Wiki 系统中,搜索功能都很弱。搜索结果经常首先显示那些最新改动过的内容,如果你想找一些新东西,这可能有用,但在成千上万的搜索结果中,这没有多少用处。

因此,如果你不事先规划并制定指引,Wiki 最终会不堪重负,信息过载与有限容量之间的鸿沟会给企业带来风险,意味着人们越来越难发现信息,或者信息越来越膨胀。

要实现一个实用的Wiki,你真的需要专门的努力。你需要指定几个专门负责Wiki的经理或Wiki教练,他们定期检查Wiki内容的质量。更重要的是,他们还需要向用户(也就是你的同事们)提供必要的帮助和并在Wiki上共享大家的最佳实践,如怎样创建和维护结构,如何大量使用链接等。尽管Wiki 为了保持灵活而不强制使用模板,但开发一些模板还是非常有用的,例如在每个Wiki页面的开始放一个TOC(Table Of Contents)目录,让读者在一开始就可以知道这个页面的主要内容。

Wiki 的现实

Wiki 是一种灵活、高效地创建与分享信息的方法,然而仅仅依靠灵活与简单并不能带来Wiki的成功,简单还可能给你带来更大的挑战和烦恼,尽管短期可以获得成效,然而长期来看,有可能导致过度膨胀而失去控制。

因此,尽管 Wiki 是非传统的工具,那些传统的技术神话依然会对 Wiki 带来厄运,所以在你准备用 Wiki 大展身手之前,一定要仔细规划,并与你的用户(领导和员工)一起商讨Wiki的定位,最后要保证让管理者清楚维护一个成功的Wiki需要多少资源,尤其是人力资源。然而最终,你的企业文化可能成为决定成败的关键,一个鼓励开放式沟通、注重实践的企业国度将成就一个成功的企业Wiki,因为Wiki,是开放式的工作方法的真实体现

Wikidao插话:关于Wiki等Web 2.0工具有没有能力从根本上颠覆旧的工作方式,打开人们的视野,甚至从根本上将一个公司的企业文化改头换面,讨论还在继续,然而至少我们可以看到的是,一个本身就开放的企业文化会使企业Wiki等Web 2.0工具的应用变得更轻松、简单,因为人们正好需要!但我们站到所谓“组织化的企业”队伍里看,企业同样需要发展,当不可避免地进入知识经济时代后,信息在企业组织内部的开放和高效流通将会成为必然,而Wiki有可能就真的会在下一秒去改变你的企业文化!

Wikidao注:

原文来自Wiki Myths, Wiki Reality on CMS Watch,译文选自锐商企业CMS,维基道在此略作修改。

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