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Posts Tagged ‘企业Wiki’

Day 03: 企业Wiki没必要是维基百科!

October 10th, 2009 0

no-need-to-be-Wikipedia虽然你建立企业Wiki的初衷可能仅仅是为企业或者团队创建独有的知识库,但你更应该明白企业Wiki的独特性。企业内部构建的Wiki与维基百科主要有两个不同:

  1. 维基百科(Wikipedia.org)的目的是成为全世界老百姓的百科全书——而企业Wiki不仅仅是企业的百科全书,更是企业员工的内部协作工具。你可以基于企业Wiki进行项目管理,比如发布会议议程、讨论会议纪要或者跟踪任务状态等,这些使得企业Wiki成为协作的载体,而不仅仅是知识的载体。
  2. 维基百科的蓬勃发展得益于90-9-1理论——而企业Wiki则可以做到“80-16-4”甚至更好。企业Wiki的“企业”或者“团队”本质使得它的管理与成长更有组织同时更加可控(Managed),目的性更强,效果也更好。

如果说维基百科是知识的浩瀚宇宙,那么任何一个企业Wiki都是一颗有智慧生命的星球——它不仅使你的企业有自己的生态圈,更能丰富企业与客户、商业伙伴之间的沟通、协作方式。

解放思想,实事求是

October 6th, 2009 0
解放思想,实事求是

解放思想,实事求是

“解放思想,事实求是”,作为毛泽东思想的灵魂之一,这句话在今天的工作中依然具有普遍的指导意义——在企业Wiki的实践中,我们更需要“解放”一下自己以及团队的思想:

  • 解放思想”。任何软件包括Wiki,无非只是辅助人们工作的工具,左右其成败的往往不是软件本身,而是人们如何理解它并正确地加以使用——一切需要“以人为本”。
  • 实事求是”。在你决定投入人力、物力甚至财力决定部署企业Wiki之前,一定要多问问为什么,举行几次头脑风暴。充足的思考和讨论会使你的工作事半功倍,而且不会“偏向”。

一篇Michael Angeles发表于2004年的文章“Using a Wiki for Documentation and Collaborative Authoring”(那时也许还没有企业Wiki这个字眼……)也早已深刻地揭示了个中道理。Michael第一次使用Wiki的目的很简单——只是为了做项目文档。由于当时整个团队成员分散工作于不同地区,平时的通信方式就是邮件和电话会议。在第一次面对面的会议讨论后,大家发现整个团队需要一个协作平台,用以弥补Email和电话会议等沟通方式的局限——他们因此迅速搭建了一个Wiki平台,实践中效果超出了大家开始的预想:Wiki不但成功地被用作文档管理,而且被用以团队共享信息、讨论问题的白板(white board),保存会议记录(Minutes of Meeting)以及共享新颖的点子等。(Michael也许还没意识到Wiki的使用在某种意义上也减少了由于电话会议等产生的开支 😀 )。

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Foswiki新版本1.0.7发布

October 3rd, 2009 0

Foswiki 1.0.7于2009年9月20日发布。Foswiki是一个真正免费且开源(FOSS)的企业Wiki平台,作为一个高效的协作平台,Foswiki正逐渐被广泛应用于公共组织和企业内部。你可以从Foswiki官方网站下载到完整的的Foswiki 1.0.7安装包(包括Windows自动安装包),或者你也可以只下载由Foswiki 1.0.x 进行升级的升级包。

Foswiki 1.0.7相对于1.0.6有了如下3个主要改进:

  • Tiny MCE(富文本编辑器)版本升级至 3.2.2
  • 修正了几个关于CSRF的bug
  • “管理子网”功能的被重新设计,可用性得到进一步提高。(在Foswiki里,你可以创建相互独立(但同时又存在一定程度联系)的子网,在拥有诸多团队或部门的企业组织里,多子网的设计能够很好地反映企业组织架构的内在与外在联系)

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企业Wiki

October 1st, 2009 5

企业Wiki

企业维基(Enterprise Wiki)指适用于企业或组织内部使用的Wiki。与企业Wiki(如著名的MediaWiki)最根本的不同点在于,企业Wiki是为企业量身定做的Wiki。通过鼓励、发动组织成员参与协作、共享与创新,企业Wiki旨在整合企业组织内部的信息孤岛,提高企业知识管理能力,提升企业信息化程度,从而为企业在知识经济时代的可持续发展打下坚实基础。企业Wiki同样适用于其他以团队为基本组织结构的组织。

企业Wiki的主要特色和功能

  • 使用方便。任何员工或成员只需要一个浏览器(常用的如Firefox, Internet Explorer等)即可对网页文档进行阅读、修订或者评论。
  • 自动链接。企业Wiki上的网页会自动互联,而且你不需要学习HTML代码即可手动增加或修改链接。
  • 富文本编辑器。企业Wiki的富文本编辑器使得你可以像写电子邮件一样轻松编辑网页。
  • 搜索。企业Wiki内置的强大搜索功能可以充分满足员工的搜索需要。
  • 版本控制。像众多著名的版本控制软件一样,企业Wiki拥有完善的版本控制功能,所有的修改包括有意或无意的修改都会有迹可循(如谁在什么时间修改了些什么)。
  • 权限控制。企业Wiki提供完善的权限控制,这使得人们在企业内部可以轻松地根据相应组织架构迅速创建团队专属的协作或信息发布平台。
  • 扩展能力。企业Wiki通过插件等提供丰富的扩展能力,例如把Microsoft Word文档自动转化为Wiki页面。
  • 等其他功能。企业Wiki还提供诸如访问统计、自动邮件通知、RSS、客制化等丰富功能。

企业Wiki这些与生俱来的特点使得它逐渐成为加强企业内部协作、知识管理和项目管理等不可或缺的主要工具和平台。 Read more…

Day 17: 企业Wiki可以有多开放?

July 21st, 2009 0

刚开始使用Wiki的同事经常问种种有关权限设置的问题,多数处于谨慎的工作态度(包括对Wiki工作机制的谨慎)——人们仍然希望像在文件服务器上给各个文件、目录设置相应的访问权限——权限设置本无可厚非,而且确有必要。

然而,我更愿意建议你:在满足必要的(necessary)访问权限的前提下,限制越少越好!因为自由和开放永远都是滋生协作与创新的最好温床!

如果:

  • 你担心会有多事者篡改数据,不用担心,去读一下“Day 14: Wiki里的数据安全吗?”好了
  • 你担心重要的信息被不该看到的人看到——
    • 如果你100%确定他们是机密信息,那一定要设置好访问权限,或者干脆就不要把他们放到Wiki上!(符合这个标准的信息其实很少)
    • 如果你只是担心,请跟你的老板和员工一起讨论一下,把那些重要、机密的筛选出来,把剩下的放到Wiki上
    • 如果情况的确很复杂,比如你的文件目录有10层,同时每层文件夹都有不同的访问权限(公司不同级别的员工),那……有这样的吗?;)
  • 只是领导要求你必须设置复杂的访问权限(也许他/她并没有意识到),那暂时委屈一下照做好了,不过留一个心眼,让实践来检验吧!

最后我们再回过头举例说明一下所谓的“必须的(Critical)访问权限”,比如你带领着2个团队(假设在一个软件外包公司),这两个团队分别为不同的客户提供软件开发、维护的外包服务,为了方便团队内部共享协作,两个团队都建立了一个Wiki平台用做知识库、项目管理等,在这种情况下,这两个Wiki平台的访问权限就必须相互隔绝,从而保证团队各自客户的敏感信息不会泄漏给第三方。

【转载请注明www.wikidao.org】

90-9-1理论

June 21st, 2009 3
90-9-1

90-9-1理论

在维基道我们尽量避免空谈理论,然而90-9-1理论谁都无法回避,而且稍作分析你将意识到,不仅Wiki,整个Web 2.0的蓬勃发展都由此而生。

什么是90-9-1理论?

拿我们最习以为常的论坛为例:

  • 90%的人习惯于潜水,他们只看贴,不回帖;(这一大部分人连沙发都懒得抢)
  • 9%的人偶尔会发贴,或者跟贴;
  • 1%的人会经常发贴或者回帖;(比如版主)

同样的现象也可以在大名鼎鼎的维基百科(Wikipedia)找到极好的佐证(你甚至可以说是它造就了维基百科)。Jakob Nielsen在Participation Inequality: Encouraging More Users to Contribute里说道:

在绝大多数的在线社区(online community)中,90%的用户在潜水(lurkers),他们从来不贡献(Contribute);9%的用户有时会贡献一点;而最后1%的用户几乎贡献了这个社区的全部。

要在现实生活中找到90-9-1理论的佐证也不难,想一想你参加公司年会、部门季会或者项目周会时有多少人在发言,多少人在思考,多少人在桌子底下发短消息?

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Day 11: 升华你的项目管理

June 21st, 2009 2
团队的磁场?

是项目管人,还是人管项目?

作为项目经理,你有很多工具(实际上多不胜数)来协助计划(Planning),执行(Executing)和跟踪(Tracking)整个项目,然而,要真正做好却是另一码事,为什么?很多情况下并不是因为项目经理们不想做得更好,而是因为这些工具(Tools)流程(Process)之间此的协作并没有想象中(或者说计划中)的畅通,有时他们甚至相互阻碍——这种失调正严重吞噬着管理者的耐心和精力。

面对事实上日趋复杂、臃肿的企业管理机器,我们只有团结协作。而Wiki则可以一方面如同一块无形的磁铁,帮助你在日常工作中不停地将散乱的信息有机地整理、集中起来,另一方面则如同润滑油一般给这部企业机器的各个部件注入新的活力!

Wiki其实不是一两种软件,而是一种精神,它所做的很简单,只不过是把你的将士团结在一起,而这种团结协作产生的能量,将远远大于我们的想象。

【转载请注明出处: wikidao.org】

Day 10: 会议Action Items

June 20th, 2009 0
ActionItems

Action Items

会议中记录下的会议后要做的事,我们姑且称之为任务项,是它最终为我们为什么要开这个会?画上圆满句号,但:

  • 我们的会议都画上圆满的句号了吗?(要知道如果没有的话,我们其实浪费了每个与会者的时间)
  • 你的团队真的能够在下次开会前清理掉这些任务项吗?
  • 作为项目经理,你有没有定期地检查并更新这些任务项的状态?(及时地更新是为了更好地将任务状态公布给整个团队,从而减少信息不对称,促进团队协作)

“我很忙,哪里有时间管这些?”,“差不多就行了”…… 我们不要听到这些。

试着在你的Wiki上开辟一个会议专用的页面,用2分钟时间把Action Items更新上去吧!不用在乎凌乱,也不要小看它微不足道,当你需要它的时候,只需要点击下鼠标!(不要忘了让你的团队每个人都及时更新自己的任务状态