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Posts Tagged ‘高效会议’

Day 08: Wiki上的会议议程

September 29th, 2009 0

厌倦了频繁往复地用Email发送或更新会议议程?何不把它更新在一个Wiki页面上而把链接共享给你的团队?Wiki相对于E-mail的其中一个重要优势就在于它将众人的目光凝聚“拉(pull)”到一处,而从本质上改变信息更新和共享的方式和效率。在每次更新过内容之后,你只需再次把链接通过Email发送出去(更方便的是一些企业Wiki已经具有自动邮件通知的功能),把人们的注意力“拉(pull)”到你的更新上来。这样带来的好处是:

  • 在会议开始前同事即可充分了解会议内容
  • 在会议结束后方便跟踪任务状态
  • 自动归档历史会议记录,方便日后查询或引用

企业内部沟通方式从“push”方式(如Email等)向“pull”方式(如企业Wiki等)的适当倾斜,可以使得你的项目管理或者会议管理更加高效、方便而且透明。

Day 07: 高效会议

September 27th, 2009 0
高效会议

高效会议

如何举行高效的会议已经是老生常谈,你可以参考一下唐骏如何组织高效会议,其实根本没有什么大不了的,也完全没必要拘泥于某种所谓“高效会议”的形式,如果说有,那就在开会前问问自己,这个会要解决什么问题?如果没有问题需要解决,大家现在和将来都会安居乐业,又为什么要开会浪费时间呢?除非只是想交流一下同事感情,活跃一下项目气氛?

好了,言归正传。使用Wiki能使你的团队的会议更短更有效率。为什么?

  1. 会议议程。借助Wiki的在线更新功能你可以事先把会议议程共享给同事,从而使得任何与会同事都可以在会议开始之前就得以了解会议议程并做相应准备(报告抑或问题等,当然也包括打瞌睡),因此在会议中,问题的提出会更有针对性;
  2. 与会同事甚至可以在会议开始前就在Wiki上提出自己的问题和意见,作为会议的主持人你可以更容易地把握会议节奏(什么问题需要详细讨论,什么问题可以暂时靠边站)。你的会议因而更加高效;
  3. 会议备忘录会议结束后最重要的是会议备忘录——我们把它更新在Wiki上,并保持跟踪每一项任务直至任务结束。这样,你便可以非常轻松、高效地开好任何一次会议。

你觉得怎么样? 😎

Day 10: 会议Action Items

June 20th, 2009 0
ActionItems

Action Items

会议中记录下的会议后要做的事,我们姑且称之为任务项,是它最终为我们为什么要开这个会?画上圆满句号,但:

  • 我们的会议都画上圆满的句号了吗?(要知道如果没有的话,我们其实浪费了每个与会者的时间)
  • 你的团队真的能够在下次开会前清理掉这些任务项吗?
  • 作为项目经理,你有没有定期地检查并更新这些任务项的状态?(及时地更新是为了更好地将任务状态公布给整个团队,从而减少信息不对称,促进团队协作)

“我很忙,哪里有时间管这些?”,“差不多就行了”…… 我们不要听到这些。

试着在你的Wiki上开辟一个会议专用的页面,用2分钟时间把Action Items更新上去吧!不用在乎凌乱,也不要小看它微不足道,当你需要它的时候,只需要点击下鼠标!(不要忘了让你的团队每个人都及时更新自己的任务状态

Day 09: 会议备忘录

June 19th, 2009 0
会议备忘录

会议备忘录

公司里我们经常要做会议记录(Minutes of Meeting),多数情况下会让团队里的成员轮流负责,现在,不妨鼓励你的团队成员共同维护MoM,下面的做法谨以抛砖引玉:

  • 在Wiki上为每次会议创建一个页面(就是一个网页);
  • 鼓励每个团队成员在该Wiki页面上更新自己任务的相关信息和状态(每个成员都享有编辑权限)。

作为项目经理,你会因此得到一个更为准确全面的MoM,同时大家也会逐渐习惯并倾向于在以后的工作中使用Wiki,因为通过更新会议纪要,他们在某种程度上已经开始贡献并共享自己的知识了!

星期一一早打开电脑,你不需要再绞尽脑汁回忆上周五开会都布置了什么任务,鼠标一点,一切尽在Wiki的“掌握”中!