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Email? …还活着呢!

November 19th, 2009 0

Andrew Filev在11月San Francisco企业2.0国际会议上说“long live e-mail!”,一语中的,至少在当前,Email作为企业内部沟通的重要工具仍旧无法替代,虽然我们还在忍受很多重要、有用的知识随着邮件的日积月累而沉没……其实问题不在于使用什么工具,wiki也好,论坛也好,甚至google wave,而在于人们的工作习惯——如果我们能够正确地使用Email用来传达信息,而在Wiki上讨论细节,不就搞定了么?其实不难,瞧瞧Andrew的PPT:

Day 02: Wiki vs Email

September 28th, 2009 0
Wiki vs Email

Wiki vs Email

企业Wiki和Email之间最大的区别是他们的工作机制:Email用来“Push”信息,而Wiki却恰恰相反,它通过“Pull”信息而实现自我进化。

我们已经习惯于通过Email把信息发送给地址簿里的任何一个人,而且这样似乎看起来非常简单有效,然而事实上,每个新邮件的到来从某种意义上来说对收信人都是一种“干扰”,而且因为每个收信人都收到了一个copy,他们实际上都被孤立了,因为他们不知道别人在收到邮件后的反应——如果邮件的初衷是为了讨论某个问题,这种形式的效率将非常低下。

Wiki的出现,将众人的目光拉拢到同一个可更新、讨论的页面上,因为每个人都可以阅读、评论和更新,这就意味着每个人都可以在第一时间内与别人交流意见,从而逐渐在同事中营造出一个活跃而且内容丰富的互动社区。

换句话说,Email更适合用来通知,而Wiki则更适合用来讨论。我们需要做的则是让他们物尽其用,既通过Wiki:

  1. 讨论问题;(越是旷日持久,越能见到Wiki带来的不同)
  2. 更新文档;(越是层次丰富、参与者众的文档,越是需要企业Wiki的协作优势和版本控制)
  3. 保存不时之需;(不积跬步,无以至千里)

而通过Email仅仅是通知重要信息。

通过结合Email使用Wiki,我们可以尽量减少“无用”邮件对人们日常工作的干扰,同时又可以在企业内部“培育”出一个集中、高效且灵活的信息共享和发布平台。何乐而不为之 😉

Email仍是企业机密的第一漏勺……

August 19th, 2009 0

伊妹儿是个大漏勺……

Marisa Taylor在Wall Street Journal上提醒人们:“Email依旧是企业机密数据泄漏的罪魁祸首”:

这个问卷调查覆盖了将近220家公司,结果发现只要说到信息泄漏,Email始终是罪魁祸首。其中大约43%的公司在过去的一年中都领教过跟Email安全相关的麻烦事,且有将近三分之一参与问卷调查的公司都有过因为违反公司Email保密条例而炒掉员工的饭碗的经历——比起2008年,这个比例上升了近26%!

怎么办?无论你如何加密,只要那些要命的信息仍旧以Email为载体存储在你的电脑硬盘上,噩梦总有一天会到来……(也许你刚过了机场的安检,回头就是一身冷汗:发现电脑包不见了……)终极的解决办法其实很简单——那就别把机密或者重要信息通过Email发送!而是把它们保存在公司的Wiki上并设置相应的访问权限!这样不但极大地降低了数据泄漏的风险,而且还可以促进企业协作,使信息的交换更加透彻、流畅!

你的企业在协作吗? – 迷失的电子邮件

August 15th, 2009 0

这是09年7月份“你的企业在协作吗?”读者调查的第一个问题:

你的信箱每天要收到多少跟工作相关的电子邮件?

523个参与调查的结果中我们看到:missing-in-mails

  • 每天收到10~50封的占60%
  • 每天收到50~100封的占22%
  • 每天收到少于10封的占10%;
  • 每天收到超过100封的占8%;

可见,在日常工作中有约80%的人每天都会收到超过10封邮件!也许你是个娴熟的时间驾驭者,然而面对日渐堆积如海的邮件,你总有一天会发现自己的记忆力开始捉襟见肘,你开始害怕那些时不时弹出来的新邮件提示框,你开始为找不到2周前那封重要邮件而抓狂……再看看别人的评论吧:

  • “如果要阅读每一封邮件并作出应有的反应(e.g. 作为项目经理,这个邮件是要回复,转发,抑或直接删除?),恐怕半天的时间都过去了!”
  • “这些邮件里大约30%是需要采取相应行动的,有35%的邮件也许以后有用,所以也不会删掉……剩下的那些基本上会被垃圾邮件掉……但那些保留下来的邮件,过几天也就忘掉了……” Read more…