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Posts Tagged ‘Wiki最佳实践’

Day 21: 每天10分钟

October 27th, 2009 0
Piggy Bank


有时项目经理会对知识管理(Knowledge Management)置若罔闻——不仅因为害怕它会占用团队太多时间,还因为管理知识的效果常常并不会立竿见影。而更让人担心的是,领导者的态度会直接影响团队成员共享知识的积极性。

好吧,那么每人每天10分钟如何?不要小看这10分钟,如果能够坚持做到,那简直就太了不起了!正所谓不积跬步,无以至千里。看看10分钟我们能在Wiki上做些什么:

  • 把今天收到的一封Email里有用的信息复制、粘贴到Wiki页面上,以备后用;(不要在乎格式,Ctrl + C,Ctrl + V即可)
  • 找个感兴趣的Wiki页面Review一下,或者做一些补充,发表一下评论;(温故而知新)
  • 把上周五的会议备忘录(MoM)重新审查一下,是不是还有些Action Item没有着落;
  • 更新一下这个月底的团队活动安排计划;
  • 甚至,把上次临时创建的Wiki页面里的错别字或者难看的格式稍微整理一下;

想象一下,团队里每人每天10分钟的知识共享,几个月后会是什么样子?持之以恒,相信上述这些“小”事情一定会给你的团队带来越来越多的惊喜,好了,现在你可以继续做你的“正经事”了!

知识经济号召我们从打造知识团队做起。

Day 20: 激励与评估

October 18th, 2009 0

我在虽不能至,然心向往之中介绍过维基百科(Wikipedia)从2003年就开始通过提供各种各样的Barnstar鼓励社区内参与者,在任何一个贡献者的talk页,你都可以送给他一个Barnstar,并且可以注明原因——以表感激之情。(当然,类似的奖励机制我们在几乎所有的论坛、SNS上也可以看到)。

虚拟社区中奖励机制的存在加强了社区的凝聚力,它一种重要的建立虚拟人际关系的纽带,但在Internet(互联网)上有时它容易被滥用,而有时则容易被人们忽视,而在Intranet(企业、组织局域网)中,我们却可以做得更好(或者说更精确)。

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Day 19: 贵在坚持

October 13th, 2009 2
Superhero Hitchhiking

“贵在坚持”总是让人在无奈与执着之间踌躇徘徊,但在做企业Wiki的时候,请不要踌躇,而要执着,因为作为Wiki教练(Wiki Champion),你有足够的理由自信和执着:

  1. 你的工作足够的Creative。因为你在前所未有地改进大家的工作和协作方式!
  2. 你的工作足够的Challenging。当人们习惯于自己的工作方式时,只有不超过10%的人愿意尝试新鲜事物,大部分人们只愿意呆在自己的comfortable zone里(这时他们会自我感觉良好)——除非你有足够的理由说服大家。
  3. 你的工作足够的Communicative。如果你是一个喜欢沟通、并善于沟通的人,那恭喜你,也恭喜你的企业Wiki!如果你不喜欢沟通,请记住松下幸之助的一句话“企业管理过去是沟通,现在是沟通,未来还是沟通”。但注意,如果你因为沟通失败要打退堂鼓时,请参考第一条和第二条。

这是企业Wiki实施的3C定律

Day 03: 企业Wiki没必要是维基百科!

October 10th, 2009 0

no-need-to-be-Wikipedia虽然你建立企业Wiki的初衷可能仅仅是为企业或者团队创建独有的知识库,但你更应该明白企业Wiki的独特性。企业内部构建的Wiki与维基百科主要有两个不同:

  1. 维基百科(Wikipedia.org)的目的是成为全世界老百姓的百科全书——而企业Wiki不仅仅是企业的百科全书,更是企业员工的内部协作工具。你可以基于企业Wiki进行项目管理,比如发布会议议程、讨论会议纪要或者跟踪任务状态等,这些使得企业Wiki成为协作的载体,而不仅仅是知识的载体。
  2. 维基百科的蓬勃发展得益于90-9-1理论——而企业Wiki则可以做到“80-16-4”甚至更好。企业Wiki的“企业”或者“团队”本质使得它的管理与成长更有组织同时更加可控(Managed),目的性更强,效果也更好。

如果说维基百科是知识的浩瀚宇宙,那么任何一个企业Wiki都是一颗有智慧生命的星球——它不仅使你的企业有自己的生态圈,更能丰富企业与客户、商业伙伴之间的沟通、协作方式。

解放思想,实事求是

October 6th, 2009 0
解放思想,实事求是

解放思想,实事求是

“解放思想,事实求是”,作为毛泽东思想的灵魂之一,这句话在今天的工作中依然具有普遍的指导意义——在企业Wiki的实践中,我们更需要“解放”一下自己以及团队的思想:

  • 解放思想”。任何软件包括Wiki,无非只是辅助人们工作的工具,左右其成败的往往不是软件本身,而是人们如何理解它并正确地加以使用——一切需要“以人为本”。
  • 实事求是”。在你决定投入人力、物力甚至财力决定部署企业Wiki之前,一定要多问问为什么,举行几次头脑风暴。充足的思考和讨论会使你的工作事半功倍,而且不会“偏向”。

一篇Michael Angeles发表于2004年的文章“Using a Wiki for Documentation and Collaborative Authoring”(那时也许还没有企业Wiki这个字眼……)也早已深刻地揭示了个中道理。Michael第一次使用Wiki的目的很简单——只是为了做项目文档。由于当时整个团队成员分散工作于不同地区,平时的通信方式就是邮件和电话会议。在第一次面对面的会议讨论后,大家发现整个团队需要一个协作平台,用以弥补Email和电话会议等沟通方式的局限——他们因此迅速搭建了一个Wiki平台,实践中效果超出了大家开始的预想:Wiki不但成功地被用作文档管理,而且被用以团队共享信息、讨论问题的白板(white board),保存会议记录(Minutes of Meeting)以及共享新颖的点子等。(Michael也许还没意识到Wiki的使用在某种意义上也减少了由于电话会议等产生的开支 😀 )。

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Day 01: 一切源于“草根”

September 30th, 2009 5
一切来源于“草根”

一切源于“草根”

当一开始你只是抱着试试看的态度在团队中介绍和使用企业Wiki时,尽量不要强制性地实施,因为来自多数团队成员(我们经常自嘲为草根一族)的支持是将Wiki带向真正成功并保持其长久生命力唯一方法,强制性的措施最多只会得到表面的繁荣,而且更会加重团队的工作负担,带来本不应有抱怨——而事实上相信你使用企业Wiki初衷恰恰是为了提高团队工作效率,减轻工作量。

经济学中的羊群效应带给我们一些的正面启示:

“羊群效应”常用来描述经济个体的从众跟风心理。羊群是一种很散乱的组织,平时在一起也是盲目地左冲右撞,但一旦有一只头羊动起来,其他的羊也会不假思索地一哄而上,全然不顾前面可能有狼或者不远处有更好的草。因此,“羊群效应”就是比喻人都有一种从众心理,从众心理很容易导致盲从,而盲从往往会陷入骗局或遭到失败。

我们应当适当地利用普遍存在的“羊群效应”——在实施企业Wiki的开始,你就可以从团队里挑选出一个富有服务精神的成员(那头敢为“羊”先的头羊),并逐步把他培养成你的Wiki教练:一个Wiki教练不仅深谙团队为什么使用企业Wiki、如何使用企业Wiki,更重要的是他愿意通过自己的行动旗帜鲜明地号召大家,潜移默化地影响大家。当其他同事看到企业Wiki带来的高效便捷时,他们必然会加入到这个协作共享的队伍;而当有人看到很多人都已经在用Wiki时,即使还不清楚为什么,他也会不由自主地受控于“羊群效应”而加入进来——最终,只不过是领教企业Wiki的时间早晚不同罢了。 Read more…

Day 08: Wiki上的会议议程

September 29th, 2009 0

厌倦了频繁往复地用Email发送或更新会议议程?何不把它更新在一个Wiki页面上而把链接共享给你的团队?Wiki相对于E-mail的其中一个重要优势就在于它将众人的目光凝聚“拉(pull)”到一处,而从本质上改变信息更新和共享的方式和效率。在每次更新过内容之后,你只需再次把链接通过Email发送出去(更方便的是一些企业Wiki已经具有自动邮件通知的功能),把人们的注意力“拉(pull)”到你的更新上来。这样带来的好处是:

  • 在会议开始前同事即可充分了解会议内容
  • 在会议结束后方便跟踪任务状态
  • 自动归档历史会议记录,方便日后查询或引用

企业内部沟通方式从“push”方式(如Email等)向“pull”方式(如企业Wiki等)的适当倾斜,可以使得你的项目管理或者会议管理更加高效、方便而且透明。

Day 02: Wiki vs Email

September 28th, 2009 0
Wiki vs Email

Wiki vs Email

企业Wiki和Email之间最大的区别是他们的工作机制:Email用来“Push”信息,而Wiki却恰恰相反,它通过“Pull”信息而实现自我进化。

我们已经习惯于通过Email把信息发送给地址簿里的任何一个人,而且这样似乎看起来非常简单有效,然而事实上,每个新邮件的到来从某种意义上来说对收信人都是一种“干扰”,而且因为每个收信人都收到了一个copy,他们实际上都被孤立了,因为他们不知道别人在收到邮件后的反应——如果邮件的初衷是为了讨论某个问题,这种形式的效率将非常低下。

Wiki的出现,将众人的目光拉拢到同一个可更新、讨论的页面上,因为每个人都可以阅读、评论和更新,这就意味着每个人都可以在第一时间内与别人交流意见,从而逐渐在同事中营造出一个活跃而且内容丰富的互动社区。

换句话说,Email更适合用来通知,而Wiki则更适合用来讨论。我们需要做的则是让他们物尽其用,既通过Wiki:

  1. 讨论问题;(越是旷日持久,越能见到Wiki带来的不同)
  2. 更新文档;(越是层次丰富、参与者众的文档,越是需要企业Wiki的协作优势和版本控制)
  3. 保存不时之需;(不积跬步,无以至千里)

而通过Email仅仅是通知重要信息。

通过结合Email使用Wiki,我们可以尽量减少“无用”邮件对人们日常工作的干扰,同时又可以在企业内部“培育”出一个集中、高效且灵活的信息共享和发布平台。何乐而不为之 😉

Day 07: 高效会议

September 27th, 2009 0
高效会议

高效会议

如何举行高效的会议已经是老生常谈,你可以参考一下唐骏如何组织高效会议,其实根本没有什么大不了的,也完全没必要拘泥于某种所谓“高效会议”的形式,如果说有,那就在开会前问问自己,这个会要解决什么问题?如果没有问题需要解决,大家现在和将来都会安居乐业,又为什么要开会浪费时间呢?除非只是想交流一下同事感情,活跃一下项目气氛?

好了,言归正传。使用Wiki能使你的团队的会议更短更有效率。为什么?

  1. 会议议程。借助Wiki的在线更新功能你可以事先把会议议程共享给同事,从而使得任何与会同事都可以在会议开始之前就得以了解会议议程并做相应准备(报告抑或问题等,当然也包括打瞌睡),因此在会议中,问题的提出会更有针对性;
  2. 与会同事甚至可以在会议开始前就在Wiki上提出自己的问题和意见,作为会议的主持人你可以更容易地把握会议节奏(什么问题需要详细讨论,什么问题可以暂时靠边站)。你的会议因而更加高效;
  3. 会议备忘录会议结束后最重要的是会议备忘录——我们把它更新在Wiki上,并保持跟踪每一项任务直至任务结束。这样,你便可以非常轻松、高效地开好任何一次会议。

你觉得怎么样? 😎

Day 06: Wiki不是银弹

September 25th, 2009 0

Wiki不是银弹,它并不万能。试图用企业Wiki迅速替换掉现有的Office工具并不现实,更切实可行的做法是,Wiki应被用作提高项目运行效率的润滑油——它共存于我们日常应用的各种工具之间(如Microsoft Office等办公软件, Outlook等邮件系统),通过取长补短,我们的团队可以基于Wiki平台共享项目知识、工作实践甚至开展计划、跟踪任务(可以参考用JIRA, CVS, XPlanner, 和Wiki来进行项目管理),从而逐渐使得项目团队这台发动机的各个主、配件之间相互配合得更为流畅,在最大程度上发挥系统性能和团队生产力。

在知识管理中,一个成功的Wiki平台就是项目团队中一块吸引知识碎片的磁铁,它的磁场就是团队协作,项目或者部门的维基教练或者知识经理(Knowledge Manager)则是保证这个磁场历久不衰的关键。

Wiki不是银弹,它只是一种高效工作的手段。